会議が毎回、結論の出ないまま「引き続き検討」で終わる。次の会議で同じ話をもう一度する。こうした状態は、参加者の力量よりも、始まる前に決めておくことが決まっていないことで起きがちです。

この記事では、結論が出ない会議の型の見分け方、招集する前に決めること、会議中の進め方、そもそも会議にしなくてよい場合の見分け方を整理します。

結論が出ない会議の4つの型

まず、自分の職場の会議がどの型に当たるかを見分けます。型によって、打つ手が違います。

型よくある様子足りないもの
決める人がいない話はまとまっても「上に確認します」で終わる決める権限のある人の出席、または決める人に出す形
決め方が決まっていない意見が割れると、声の大きい人の案か、先送りになる多数決か、決める人が決めるか、基準で選ぶか
終わりの条件がない話は盛り上がるが、何が決まったか分からない「何が決まれば終わりか」の一文
材料が足りない「数字を見ないと分からない」で止まる事前に配る資料と、決めるために要る情報

複数の型が重なっていることもあります。1つずつ埋めていきます。

招集する前に決めること

会議の案内に、次の4つを書いて送ります。

  1. この会議で決めること：「〇〇の案をA・Bのどちらにするか決める」のように、決まったかどうかが分かる一文で書く。「〇〇について話し合う」では終わりが分からない
  2. 決める人と決め方：だれが最後に決めるのか。意見が割れたら、決める人が決めるのか、多数決か、事前に決めた基準で選ぶのか
  3. 事前に読む資料：決めるために要る数字や案は、前日までに配る。会議の場で初めて読む資料は、その場で判断できないことが多い
  4. 時間と議題の順番：議題ごとに時間を割り振り、決めることのある議題を先に置く

声の大きい人の意見で決まってしまう職場で、決め方を先に決める手順は声が大きい人の意見が通る職場にまとめています。

会議中の進め方

最初の1分で、決めることを読み上げる

始めに「今日は〇〇をA・Bのどちらにするかを決めます。決めるのは〇〇さんです」と読み上げます。参加者の頭の向きがそろいます。

意見が出ないときは、書いてもらう

意見が出ないときは、口頭で発言を求める前に、数分間、各自に案や懸念を書いてもらい、それを順に読み上げます。立場の強い人の発言が先に出ると、ほかの人が意見を引っ込めやすくなるためです。

話がそれたら、別の欄に書き留める

それた話は、否定せずに「別の議題として書き留めます」と言って、議事録の別の欄（「あとで扱う議題」）に書き出します。最後に、その議題をだれがいつ扱うかだけを決めます。

平行線になったら、前提を書き出す

意見が平行線になるときは、意見そのものより、前提が違っていることが多くあります。「予算はいくらまでか」「いつまでに必要か」「何を優先するか」を書き出して、どの前提が違うのかを確かめます。前提がそろえば、決め方に沿って決められます。

終わる前に、決まったことを読み上げる

最後の数分で、「決まったこと」「だれが」「いつまでに」を読み上げ、その場で確かめます。決まらなかったことは、「次に何がそろえば決められるか」と「だれがそろえるか」を決めて終えます。

決まったことが実行されないときの担当の決め方は会議で決まったことが実行されない、議事録の書き分けは議事録と発言録の違いにまとめています。

そもそも会議にしなくてよいもの

結論が出ない会議の中には、集まらなくてもよい会議も混ざっています。

中身会議の代わり
進み具合の共有だけ文書やチャットで共有し、質問がある人だけが返す
決める人が1人で決められること決める人に案を文書で出し、返事をもらう
資料の読み合わせ事前に読んでもらい、質問だけを受ける

逆に、意見が分かれていて話し合いが要るもの、その場で前提をそろえる必要があるものは、会議にする意味があります。定例会議は、ときどき「この会議で最近何が決まったか」を振り返り、決まったことがなければ、回数や時間を見直します。リモートで会議の負担が重いときの見直し方はリモートのコミュニケーション疲れにまとめています。

読み違えやすい点

  • 進行役の腕の問題だと思う：決める人・決め方・終わりの条件が決まっていないと、だれが進めても結論は出にくくなります
  • 全員が納得するまで話す：全員の合意を条件にすると、1人の反対で止まります。決め方を先に決めます
  • 会議の場で資料を初めて配る：その場で判断できず、「持ち帰り」になりがちです
  • 決まらなかったことをそのままにする：次に何がそろえば決められるかを決めて終えます

まとめ

  • 会議で結論が出ないのは、決める人・決め方・終わりの条件・材料のどれかが足りないことが多い
  • 招集の前に、決めること、決める人と決め方、事前の資料、時間配分を案内に書く
  • 会議中は、最初に決めることを読み上げ、それた話は別の欄に書き留め、最後に決まったことを読み上げる
  • 共有だけ、1人で決められること、資料の読み合わせは、会議にしなくてよいことが多い