朝に立てた予定が、昼までに急な依頼で崩れる。会議の時間が変わり、そのたびに作業の順番を組み直す。予定の変更が多すぎると、組み直す手間そのものが仕事を圧迫し、締め切りに間に合わなくなります。

変更を完全になくすことはできません。この記事では、変更が起きても崩れにくい予定の立て方と、変更を頼まれたときに確かめることを整理します。

予定の変更が多い原因を見分ける

まず、変更がどこから来ているかを見分けます。1〜2週間、予定が変わったときに、次の3つを書き留めます。

書き留めること例
何が変わったか午後の資料作成が翌日にずれた
なぜ変わったか上司から急ぎの依頼が入った
使った時間急ぎの依頼に2時間

記録を並べると、原因はおおむね次のどれかに分かれます。

原因よくある様子打つ手
予定を埋めすぎている1日の作業時間をすべて予定で埋めている空き時間を残す
見積もりが短い毎回、作業が予定の時間に終わらない実績から見積もりを直す
依頼の入り方が決まっていないだれからでも、いつでも急ぎの依頼が入る依頼の受け方と優先順位の決め方をそろえる
外の都合で変わる取引先や他部署の都合で会議が動く余白と仮の予定で影響を小さくする

1日を予定で埋めきらない

予定の変更が多い人ほど、1日を予定で埋めきらないことが大切です。作業時間がすべて予定で埋まっていると、急な依頼が1つ入るだけで、後ろの予定がすべてずれます。

  • 空き時間を先に取る：記録から、急な依頼や変更に使っている時間を数え、その分を最初から空けておく
  • 空き時間は午後に置く：午前に入った依頼を午後の空き時間で受けられる。依頼がなければ、翌日の作業を前倒しする
  • 締め切りの前日を空ける：締め切りの日に作業を終える予定にせず、前日までに終える予定にする

空けた時間に何も入らなかった日は、次の作業を前倒しすれば無駄になりません。

見積もりを実績で直す

予定がずれる原因が、見積もりの短さにあることも少なくありません。

  1. 作業ごとに、見積もった時間と実際にかかった時間を記録する
  2. 2〜4週間たったら、作業の種類ごとに、見積もりと実績の差を見る
  3. いつも実績が長い作業は、次から見積もりを実績に合わせる

作業を細かく分けてから見積もると、抜けている作業に気づきやすくなります。分け方はやることと予定をまとめて管理するにまとめています。

変更を頼まれたときに確かめること

急な依頼や予定の変更を頼まれたら、すぐに引き受ける前に次の3つを確かめます。

  1. いつまでに必要か：「至急」が今日中なのか、今週中なのかで、組み直し方が変わる
  2. 何を後ろにずらすか：今の予定に入れると、どの作業が遅れるか。遅れる作業と、その締め切りを示す
  3. だれが優先順位を決めるか：複数の人から依頼が重なったときは、仕事を割り振る上司に判断してもらう

伝え方の例です。

「承知しました。今日の午後に入れると、〇〇の資料が明日の午前にずれます。〇〇の提出は明日の15時なので間に合いますが、△△の確認は明後日になります。この順番でよいでしょうか。」

影響を具体的に示すと、依頼した人が自分で優先順位を判断できます。仕事の範囲があいまいなまま依頼が増えるときの対処は担当の範囲があいまいで仕事が増えるときにまとめています。

外の都合で変わる予定への備え

取引先や他部署の都合で予定が変わるときは、変更そのものは防げません。影響を小さくする工夫をします。

  • 会議の前後に余白を取る：会議が延びたり時間がずれたりしても、後ろの予定に響きにくくする
  • 確定していない予定は「仮」と分かるように入れる：予定表の件名に【仮】と付けるなど、確定した予定と見分けられるようにする
  • 変更を知らせる手順を決める：予定が変わったら、だれにどの方法で知らせるかを決めておく

日程の決め方そのものをそろえる方法はリモートワークの予定のルールにまとめています。

読み違えやすい点

  • 予定を細かく埋めるほど管理できていると思う：埋めきると、変更が1つ入るだけで全部がずれます
  • 急な依頼をすべてその場で引き受ける：後ろにずれる作業を示さないと、締め切りの遅れが自分の責任になります
  • 見積もりを毎回同じ感覚で立てる：実績と比べて直さないと、同じずれが続きます
  • 変更の記録を取らない：記録がないと、空き時間をどれだけ取ればよいかが分かりません

まとめ

  • 予定の変更が多い原因を、記録から見分ける。埋めすぎ、見積もりの短さ、依頼の入り方、外の都合のどれか
  • 1日を予定で埋めきらず、変更に使う時間を最初から空けておく
  • 変更を頼まれたら、期限・後ろにずれる作業・優先順位を決める人を確かめる
  • 見積もりは実績で直し、確定していない予定は仮と分かるように入れる