デスクトップがファイルでいっぱいになるのは、片付ける力が足りないからではありません。ダウンロードしたファイルや、とりあえず保存したファイルの行き先が決まっていないので、いちばん目に入る場所が、仮置き場を兼ねてしまうのです。
直し方は 3 つの設定で済みます。一時的なファイルの置き場をダウンロード フォルダー 1 つに決める、ブラウザの保存先がそこを向いているか確かめる、Windows の「ストレージ センサー」で、しばらく開いていないファイルを自動で消す。これで、デスクトップには意図して置いたものしか残らなくなります。以下では、この手順を Microsoft の公式サポートの記載に沿って説明し、OneDrive を使っている場合や会社のパソコンでの注意点も整理します。
なぜデスクトップに溜まるのか
デスクトップに置かれるファイルの多くは、「あとで整理しよう」と思ったまま残ったものです。その流れには、決まった形があります。
- メールの添付やブラウザから、ファイルを開いて保存する
- 保存先を選ぶ画面で、すぐ見つけられるデスクトップを選ぶ
- 使い終わっても、消してよいか判断がつかないので残す
- 次のファイルが来て、1 に戻る
ここで起きているのは、「消してよいかの判断」を毎回先送りしていることです。仮置きの場所と、仮置きの期限が決まっていないので、判断のたびに迷い、迷ったものは残ります。デスクトップはいつも目に入るので、「なくさない」という安心感があり、仮置き場として選ばれやすい場所です。
したがって、片付けの習慣を身につけるより、仮置き場と期限を仕組みで決めてしまうほうが確実です。Windows には、そのための機能が最初から入っています。
デスクトップのファイルを 4 つに分ける
まず、いまデスクトップにあるものを、次の 4 つのどれかに振り分けます。
| 種類 | 例 | 置くべき場所 |
|---|---|---|
| 一時的なもの | ダウンロードした PDF、確認用に保存した添付ファイル、画面の切り抜き | ダウンロード フォルダー（期限が来たら自動で消える） |
| 作業中のもの | 今週編集している資料 | ドキュメントの中の「作業中」フォルダー 1 つ |
| 完成したもの・人と共有するもの | 提出済みの報告書、チームで使う台帳 | 社内の共有フォルダーや、チームで決めた保存先 |
| 入口 | よく使うアプリや共有フォルダーへのショートカット | デスクトップに残してよい（数個まで） |
いちばん多いのは、たいてい「一時的なもの」です。これが自動で消えるようになるだけで、デスクトップに残るものは大きく減ります。
「完成したもの・人と共有するもの」が個人のデスクトップにしかない状態は、散らかりとは別の問題です。本人が休んだ日にほかの人が見られず、パソコンが壊れれば失われます。共有の置き場が決まっていないなら、それは個人の整理ではなく、チームや組織で決めることです。
設定の手順
1. 一時置き場をダウンロード フォルダーに決める
新しいフォルダーを作る必要はありません。ブラウザでダウンロードしたファイルは、ふつうはダウンロード フォルダーに入ります。Microsoft のサポートも、Edge の保存先の例として C:\Users\（ユーザー名）\Downloads を挙げています。すでにある行き先を、そのまま仮置き場として使います。
決めるルールは 1 つだけです。「とりあえず保存」はダウンロード フォルダーに入れ、デスクトップには入れない。 保存先を選ぶ画面でデスクトップを選びそうになったら、ダウンロードを選びます。
2. ブラウザの保存先を確かめる
以前にブラウザの保存先をデスクトップに変えていると、ダウンロードのたびにデスクトップへ直接落ちます。Microsoft Edge の場合は、次の手順で確かめて直せます（Microsoft のサポート「Microsoft Edge のダウンロード フォルダーの場所を変更する」）。
- Edge を開き、右上の「設定など」→「設定」を選ぶ
- 左のメニューで「ダウンロード」を選ぶ
- 「場所」がダウンロード フォルダーになっているか確かめ、違えば「変更」から選び直す
ほかのブラウザにも同じ設定があります。ブラウザごとに一度だけ確かめれば十分です。
3. ストレージ センサーで古いファイルを自動で消す
ストレージ センサーは、Windows に入っている自動の片付け機能です。Microsoft のサポートによると、既定ではオフになっています。
- 「スタート」→「設定」→「システム」→「ストレージ」を開く
- 「ストレージ センサー」を選び、オンにする
- 実行するタイミングを選ぶ
- 「ダウンロード フォルダー内のファイルが開いていない場合は削除」で、日数を選ぶ
- あわせて、ごみ箱のファイルを削除するまでの日数も選べる
日数は、仕事の周期に合わせます。月単位で同じ資料を見返す仕事なら、1 か月より短くしないほうが無難です。ここで消えるのは「しばらく開いていないファイル」なので、残したいものは期限までに所定の場所へ移すことになります。移すかどうかの判断が、期限付きで 1 回だけ来る形になるのが、この仕組みの要点です。
4. デスクトップに残っているものを 1 回だけ片付ける
設定が済んだら、表の 4 分類に沿って、いまあるファイルを移します。判断がつかないものは、まとめてダウンロード フォルダーへ移して構いません。期限までに開かなければ、そのまま消えます。
OneDrive を使っている場合
会社や個人で OneDrive を使っていると、デスクトップが OneDrive のバックアップの対象になっていることがあります。Microsoft のサポート「OneDrive を使用してフォルダーをバックアップする」によると、バックアップできるのはデスクトップ、ドキュメント、ピクチャなどのフォルダーで、デスクトップをバックアップすると、デスクトップ上のアイテムは OneDrive を実行しているほかのパソコンでも使えるようになります。
つまり、デスクトップの散らかりが、ほかのパソコンのデスクトップにもそのまま映ります。片付けを始める前に、エクスプローラーでデスクトップの場所が OneDrive の中になっているかを確かめてください。対象になっている場合、移動や削除の結果がほかのパソコンにも及ぶことを前提に作業します。
実行時の落とし穴
会社のパソコンで設定を自分で変えられないことがある。 組織が管理しているパソコンでは、ストレージ センサーや保存先の設定を管理者が決めていることがあります。変えられない設定を回避しようとせず、担当に確かめます。
自動削除の前に、残したいものを移す癖をつける。 ストレージ センサーは中身を見て判断しません。大事な資料をダウンロード フォルダーに置いたままにすると、期限で消えます。「使い終わったら移す、残さないなら放置」の 2 択にしておくと迷いません。
フォルダーを細かく分けすぎない。 置き場を細かく分けるほど、次にどこへ入れるかの判断が増え、結局デスクトップに戻ります。分類は表の 4 つ程度で始め、足りなくなってから増やします。
画面共有でデスクトップが映る。 オンライン会議で画面全体を共有すると、デスクトップのファイル名も相手に見えます。社外の人がいる会議では、共有するのをウィンドウ単位にできないか、使っている会議ツールの設定を確かめておくと安心です。
添付ファイルでのやり取りが多いほど、手元のコピーは増える。 同じ資料の版違いがデスクトップに並ぶのは、ファイルを添付して回す運用の結果でもあります。やり取りの手段そのものを見直す考え方は社内の連絡をメールからチャットへ移すで扱っています。
保存先が決まっていると、パソコンが固まって強制終了したあとに、回復したファイルを探す手間も減ります。固まったときの手順はタスクを強制終了して復旧する手順にまとめています。業務効率・IT のほかの記事はこちらの一覧にあります。
まとめ
- デスクトップが埋まるのは、一時的なファイルの行き先と期限が決まっていないから
- 一時置き場はダウンロード フォルダー 1 つ。ブラウザの保存先もそこへ向ける
- 「設定」→「システム」→「ストレージ」→「ストレージ センサー」で、開いていないダウンロードを自動で消す（既定はオフ）
- デスクトップには、作業の入口になるショートカットだけを残す
- OneDrive でデスクトップをバックアップしている場合は、ほかのパソコンにも影響することを前提に片付ける
