内定の辞退は、決めたらすぐ、採用の担当者に伝えるのが基本です。承諾の前ならメールで伝えてもかまいません。承諾した後や入社日が近いときは、相手の準備が進んでいるため、まず電話で伝え、そのあと要点をメールで残します。理由は「別の会社への入社を決めた」程度の短いもので足ります。
この記事では、電話とメールの使い分け、場面ごとの例文、承諾した後の辞退で気をつけること、いまの職場の退職との関係を整理します。
電話とメールの使い分け
| 場面 | 伝え方 |
|---|---|
| 承諾の前、やり取りがメール中心 | メールで伝える |
| 承諾の前、返事の期限が当日か過ぎている | 電話で伝え、メールで残す |
| 承諾した後 | 電話で伝え、メールで残す |
| 入社日が近い、入社の書類を出した後 | 電話で伝え、メールで残す。返却する書類があれば確かめる |
| 電話がつながらない | メールを先に送り、あらためて電話する旨を書く |
どの場面でも、伝えたことが文字で残っていることが大切です。電話で伝えた場合も、同じ日にメールを送ります。
承諾の前と後で何が違うか
厚生労働省の「確かめよう労働条件」は、採用内定について法的な定義はないとしたうえで、一般的には、入社日や内定を取り消せる事由を定めたうえで労働契約を結んだ状態を指すことが多いと説明しています。
| 段階 | 辞退の扱い |
|---|---|
| 内々定・承諾の前 | 契約の破棄ではないとも考えられ、職業選択の自由があるため、辞退が違法になることはほとんど考えにくいとされている |
| 内定の承諾の後 | 労働契約が成立していると認められる場合、一方的な辞退は契約違反になりかねず、あまりに信義に反する場合は損害賠償を求められる可能性もあり得る |
同じ説明は、労働者の意思に反して働くことを義務づけることはできないため、責任が問われるとしても損害賠償にとどまるとも述べています。承諾した後でも辞退はできますが、決めた時点ですぐ、誠実に伝えることが、相手の負担を減らし、争いを避けることにつながります。
まだ迷っている段階なら、承諾してから辞退するより、承諾の前に返事の期限を相談するほうが筋が通ります。頼み方は内定の承諾の期限を延ばしてもらうにまとめています。
送る前に確かめること
| 確かめること | 理由 |
|---|---|
| 承諾書や入社の書類を出したか | 承諾の前か後かで、伝え方と文面が変わる |
| 会社から受け取った書類や物はあるか | 返却の方法をあわせて確かめる |
| 宛先と担当者の名前 | 選考の連絡を受けてきた担当者に送る |
| 件名に「内定辞退」と氏名があるか | 採用の担当者は多くの連絡を受けているため、一目で分かるようにする |
電話は、相手の会社の営業時間内にかけます。始業の直後や昼休み、終業の間際は避けると、担当者につながりやすくなります。
メールの例文
例文は、状況だけを示したものです。社名や日付は自分の事実に合わせて入れ替えてください。
承諾の前に辞退する場合
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討を重ねました結果、別の会社への入社を決め、誠に勝手ながら、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考の過程では、面接で事業の方針や配属先の仕事について丁寧にご説明いただき、感謝しております。本来であれば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
承諾した後に辞退する場合（電話のあとのメール）
件名：内定辞退のお詫び（氏名）
株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
本日お電話でお伝えしたとおり、誠に申し訳ございませんが、内定を辞退させていただきたく、あらためてご連絡いたします。
一度は承諾のお返事をしたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。入社のご準備を進めていただいていたことと存じます。お預かりしている書類やご返却が必要なものがございましたら、お知らせください。
いまの職場に残ると決めた場合
慎重に検討しました結果、現在の職場で引き続き働くことを決めました。貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。
電話で伝えるときの順番
- 名乗り、採用の担当者につないでもらう
- 内定へのお礼を伝える
- 「内定を辞退させていただきたく、お電話しました」と結論を先に伝える
- 理由を聞かれたら、短く答える
- お詫びを伝え、このあとメールでも送ることを伝える
引き止めや理由の深掘りがあっても、決めたことは変えないと最初に決めておきます。いまの職場からの引き止めにどう向き合うかはカウンターオファーは受けるべきかで扱っています。
いまの職場の退職との関係
内定を辞退していまの職場に残るなら、退職の申し出をすでにしていないかを確かめます。「確かめよう労働条件」は、会社が退職を承諾した後や、一方的な退職の申し入れをした後に撤回したい場合は、会社の同意が必要になるとしています。
反対に、別の会社に入るために内定を辞退し、いまの職場を辞める場合、期間の定めのない雇用なら、民法第 627 条第 1 項により、退職の申し入れから原則として 2 週間で契約が終わります。就業規則の手続きも確かめたうえで進めます。伝え方は退職の引き止めがしつこいときをご覧ください。
読み違えやすい点
理由を詳しく書くほど、丁寧になるわけではない。辞退の理由に、相手の会社の条件や面接の印象への不満を書くと、批判として受け取られます。理由は短く、お礼とお詫びを中心にします。選考で時間を割いてもらったことへの感謝を一言添えると、文面全体の印象がやわらぎます。いつか取引先や応募先として関わる可能性もあるため、関係を閉じる書き方は避けます。
連絡しないまま期限を過ぎるのは避ける。返事を待っている間、会社はほかの候補者への連絡や採用の計画を止めていることがあります。決めたら、期限を待たずに伝えます。
「損害賠償」と言われて不安なときは相談できる。辞退の連絡で強い言葉を受けたときの考え方は退職で損害賠償と言われたらで整理しています。個別の事情は、都道府県労働局の総合労働相談コーナーや、ハローワークの窓口で相談できます。
次の応募先を探すときは、会社が公表している残業時間や有給休暇の取得率をMixum の会社名鑑で確かめられます。退職や転職の判断に関するほかの記事は、キャリア・転職の一覧から探せます。
まとめ
- 内定の辞退は、決めたらすぐ、採用の担当者に伝える
- 承諾の前ならメールでよく、承諾した後や入社日が近いときは電話で伝えてからメールで残す
- 理由は短く、お礼とお詫びを中心にし、相手の会社の批判は書かない
- 承諾した後の辞退は契約違反になりかねないため、迷っている段階なら承諾の前に期限を相談する
- いまの職場に残るなら、退職の申し出をしていないかを確かめる。申し出の後の撤回は会社の同意が要る
