共有フォルダに置いていたはずのファイルがない。会議の直前に資料が見つからない。こうしたとき、「誰が消したのか」が気になりますが、先に、元に戻せるかを確かめます。多くのサービスでは、消したファイルはしばらくのあいだ戻せるからです。

この記事では、ファイルが消えたときの戻し方、誰が消したかを確かめる方法、同じことを防ぐ決まりを整理します。

まず、消えたのか、移動したのかを確かめる

「消えた」と思ったファイルが、実は別のフォルダに移動していることがあります。

  • 検索で探す：ファイル名の一部で、共有フォルダ全体を検索する
  • 最近使ったファイルを見る：自分や同僚が最近開いたファイルの一覧から探す
  • 名前が変わっていないか：日付や「最新」などの言葉が付け足されていないか
  • 同僚に聞く：最後にそのファイルを触った人に、移動したか聞く

探し方のこつはファイルを探す時間を減らす、移動しても見失わない指し方は共有ファイルがどこにあるか分からないにまとめています。

使っているサービスごとの戻し方

SharePoint・Teams・OneDrive（職場や学校）の場合

Microsoftのサポートページによると、SharePointで削除したアイテムは、すぐには消えず、サイトのごみ箱に移ります。

  • 保持期間は93日で、元の場所から削除したときから数えます
  • ごみ箱でアイテムを選び、「復元」を選ぶと、元の場所に戻ります
  • 編集の権限があれば、ほかの人が削除したアイテムもごみ箱で表示して戻せます
  • サイトのごみ箱からさらに削除したアイテムは、サイトコレクションのごみ箱に移り、93日のうちの残りの日数のあいだ保持されます。ここから戻すのは、サイトコレクションの管理者です

同じページは、Teamsから削除したアイテムもこの手順で戻すものとして案内しており、職場や学校のOneDriveのファイルにも当てはまるとしています。

パソコンに同期しているフォルダの場合

SharePointやOneDriveのフォルダをパソコンに同期していて、パソコン側で削除した場合は、パソコンのWindowsのごみ箱から戻せることがあります。

社内のファイルサーバーの場合

社内のファイルサーバーに置いたファイルは、パソコンのごみ箱には入らないことが多くあります。サーバーの設定によっては、フォルダの「以前のバージョン」やバックアップから戻せます。戻せるかどうかと手順は会社ごとに違うので、情報システムの担当者に早めに頼みます。時間がたつと、バックアップが上書きされて戻せなくなることがあります。

頼むときは、次の4つを伝えると早く進みます。

  1. ファイル名（分かる範囲で）と、あったはずのフォルダの場所
  2. 最後にあったことを確かめた日時
  3. 消えていることに気づいた日時
  4. 急ぐ理由と期限

誰が消したかを確かめる

戻せたら、次に、なぜ消えたかを確かめます。目的は、責める相手を探すことではなく、同じことを防ぐことです。

確かめ方見られる人
SharePointのごみ箱の一覧編集の権限がある人
ファイルやフォルダの操作の記録（監査ログなど）多くの場合、情報システムの担当者や管理者
同僚への聞き取りだれでも

聞き取りでは、「誰が消したんですか」と聞くより、「〇〇のファイルを整理した人はいますか。戻したので、整理の決まりを確かめたいです」と聞くほうが、答えてもらいやすくなります。消した人の多くは、整理のつもりで消しています。

同じことを防ぐ決まり

権限を分ける

全員が全部のフォルダを編集できる状態だと、だれでも誤って消せます。

  • 編集する人と、見るだけの人を分ける：フォルダごとに、編集できる人を決める
  • 完成版は見るだけのフォルダに置く：作業中のファイルと完成版のフォルダを分け、完成版は編集できる人を絞る
  • 権限は情報システムの担当者と決める：勝手に変えると、ほかの人の仕事が止まることがあります

置き場と名前の決まりをそろえる

「どこに何を置くか」が決まっていないと、整理のつもりで移動や削除が起きます。

  • フォルダの分け方をチームで決め、一覧にして共有する
  • 古いファイルは消さずに「保管」のフォルダに移す決まりにする
  • ファイル名に日付と版を入れる決まりにする

フォルダの分け方はパソコンのファイル整理、引き継ぎで置き場を伝える台帳は引き継ぎで「ファイルどこ？」を防ぐ台帳にまとめています。

パスワードを付けたファイルの扱い

ファイルごとにパスワードを付けると、パスワードを知っている人が異動や退職でいなくなったときに開けなくなることがあります。見せる人を絞りたいときは、ファイルにパスワードを付けるより、フォルダの権限で絞るほうが管理しやすくなります。会社の情報の取り扱いの決まりに合わせます。

読み違えやすい点

  • 先に犯人を探す：時間がたつと戻せなくなることがあります。戻すのが先です
  • 消えたと決めつける：移動や名前の変更のこともあります。まず検索します
  • 自分でサーバーを操作する：戻す操作で、かえって上書きしてしまうことがあります。担当者に頼みます
  • 全員に編集の権限を残したままにする：同じことが繰り返されます

まとめ

  • ファイルが消えたら、まず移動していないかを検索で確かめる
  • SharePointのごみ箱の保持期間は93日。編集の権限があれば、ほかの人が消したアイテムも戻せる
  • 社内のファイルサーバーは、早めに情報システムの担当者に、場所と日時を伝えて頼む
  • 編集する人と見るだけの人を分け、置き場と名前の決まりをそろえて、同じことを防ぐ

参考資料