「それは事実なの、あなたの意見なの」と聞き返されたことがあるなら、話し方の問題ではありません。手元の情報が仕分けされていないことが原因です。

仕分けされていない情報は、どんな枠組みに入れても整理されません。結論から話す型を覚えても、その結論が解釈だけでできていれば、相手はまず「それは本当か」の確認から始めることになります。この記事では、事実と解釈を見分ける方法と、分けたうえで両方を伝える形を整理します。

結論を先に置く順番そのものは結論から話せない原因と直し方で扱っています。ここでは、その結論の中身をどう作るかを見ます。

判別は、この一文でできる

事実か解釈かは、次の問いで分かれます。

同じ場にいた別の人が見ても、同じ言葉になるか。

なるものが事実です。日付、回数、金額、相手が言った言葉そのもの、記録に残っているやり取り。誰が書いても同じになります。

ならないものが解釈です。「多い」「遅い」「うまくいっていない」「乗り気ではなさそう」。同じ場面を見ても、人によって違う言葉になります。

解釈事実に直すと
反応が悪い3回送った確認のうち、返信は1回
かなり遅れている予定は12日、現在の見込みは19日
先方は乗り気ではない「社内で検討します」と言われ、期限の提示はなかった
問い合わせが増えた先週は4件、今週は11件
難しそうです3つの工程のうち、2つ目の手順が決まっていない

右の列は、聞いた人が自分で判断できます。左の列は、判断の前に「どのくらい？」と聞き返す手間が発生します。この一往復が、報告の重さの正体です。

混ざりやすいのは、この3つの型

事実と解釈は、次の形で混ざります。自分の文章で探すと見つかります。

1. 程度を表す言葉

「かなり」「だいぶ」「ほとんど」「わずかに」。数の代わりに置かれています。言い換えの一覧は報告の曖昧な表現をやめるにまとめました。

2. 人の気持ちを言い切る言葉

「先方は不満そうでした」「上司は納得していません」。他人の内心は、本人が言わない限り事実になりません。事実にできるのは、その人が何を言ったか、何をしたかまでです。

「不満そうでした」は、「『前回と話が違う』と2回言われました」に直せます。直したほうが、読んだ側は状況を正確に想像できます。

3. 原因を断定する言葉

「◯◯のせいで遅れています」。原因の特定は、たいてい解釈です。分かっているのは「遅れている」という事実と、「◯◯が関係していそうだ」という見立てです。

原因を解釈だと認めると、報告は弱くなるように感じます。しかし、断定した原因が後で違っていたときの損失のほうが大きくなります。 一度外れると、次からの報告全体が疑われます。

分けたうえで、両方を言う

ここを誤解すると、事実だけを並べる報告になります。それは相手に材料を渡して、考える作業を丸ごと預けることになるので、かえって手間が増えます。

伝えるのは3つです。順番も大事です。

  1. 見えていること（事実）
  2. そこから考えたこと（解釈）
  3. どうしたいか（提案）

例にすると、こうなります。

納品予定日について相談です。（前置き） 現在、3工程のうち2工程が完了、残り1工程の着手が明日からです。当初の予定は12日でしたが、この進み方だと19日になる見込みです。（事実） 原因は、2工程目の確認が先方の都合で5営業日空いたことだと考えています。（解釈） 納期を19日に変更するご連絡を、本日中に先方へ入れてよいでしょうか。（提案）

「〜と考えています」「〜だと見ています」を付けるだけで、そこから先が解釈だと伝わります。 逆に、この言葉が無い文は全部事実として読まれます。だから、付け忘れると、後から「そんな話は聞いていない」になります。

提案まで書くと、往復が減る

3番目の提案が抜けると、「で、どうする？」と聞かれます。その一往復を減らすには、相手が「はい・いいえ」で答えられる形にします。

聞き方相手の負担
どうしましょうか選択肢を作るところから頼まれている
A案とB案がありますが、どちらがよいでしょうか選ぶだけ
A案で進めてよいでしょうか可否を答えるだけ

下に行くほど返事は早くなります。ただし、自分で判断してはいけないことまで「進めてよいでしょうか」に寄せないでください。 金額の変更、納期の約束、社外への謝罪の文面などは、選択肢を並べて選んでもらう形が適切です。

判断の重さで使い分ける、と覚えておけば十分です。軽いものは可否を聞く、重いものは案を並べる。

分からないことは、分からないと書く

急いでいるときほど、確認していないことを埋めて報告したくなります。空欄があると、報告として不十分に見えるからです。

しかし、推測で埋めた箇所は、後で必ず問題になります。未確認と書かれた報告は判断できますが、推測が事実の顔で混ざった報告は、受け取った側が全部を疑い直すことになります。

書き方は単純です。

先方の担当者の異動時期は未確認です。明日の打ち合わせで確認します。

これで、相手は「その情報は待つ」と判断できます。空欄のまま出すより、確認の予定まで書いてあるほうが、仕事としては前に進んでいます。

自分の中で、先に仕分ける

報告の直前に分けようとすると間に合いません。手元に情報が入った時点で分けておくと、報告が速くなります。

メモの取り方を変えるだけで足ります。1行ずつ、行の頭に印を付けます。

  • 見たこと・言われたこと → 印なし（事実）
  • 自分が思ったこと → 行頭に「※」（解釈）

打ち合わせのメモをこの形にしておくと、報告を書くときに事実の行だけを拾えます。※の行は、そのまま解釈の段に使えます。議事録の取り方としても、後から読み返したときに何が確認済みかが分かるので、探す時間が減ります。

特別な道具は要りません。 印を1つ増やすだけです。

反論されたときの扱い

分けて話しても、解釈の部分には反論が来ます。そのときに気をつけることが1つあります。

反論されているのが事実なのか、解釈なのかを、まず確かめてください。

  • 事実に対する反論（「その数字は違う」）→ 確認して、違っていれば直す
  • 解釈に対する反論（「原因はそこじゃない」）→ 別の見立てが出てきただけ。対立ではない

解釈への反論を、自分への否定として受け取らないことです。 解釈は、同じ事実からでも複数出ます。相手の解釈が出てきたなら、材料が揃って判断が良くなったということです。

そのうえで、事実が共有されていれば、話は「どちらの見立てが確からしいか」に進みます。事実が共有されていないと、話は「そもそも何が起きたのか」に戻ります。戻る回数が多い人は、たいてい事実の提示が足りていません。

つまずきやすいところ

  • 解釈を消して、事実だけにする。 判断材料を渡しただけの報告になり、相手の作業が増えます。分けることと、言わないことは違います。
  • 「〜と思います」を全部の文に付ける。 事実の文に付くと、確認済みのことまで頼りなく見えます。付けるのは解釈の段だけです。
  • 人の気持ちを事実として書く。 「納得していません」は「『それは聞いていない』と言われました」に直せます。直したほうが、対応も具体的になります。
  • 原因を1つに決めてから報告する。 決まっていないなら、候補のまま出してください。決めるのを待つあいだに、対応が遅れます。
  • 口頭では分けているのに、テキストでは混ざる。 チャットでは1行目に結論、次に事実、最後に相談事項、と決めておくと崩れにくくなります。